Quels documents un bailleur peut-il demander au candidat locataire ?

Dans la pratique, les propriétaires demandent le plus souvent aux locataires d'avoir des revenus équivalant à trois fois le montant du loyer et des charges.

Ce qui déterminera le choix du locataire est l'assurance de sa solvabilité, ce qui nécessite que ce dernier fournisse un certain nombre de justificatifs.

La loi Alur du 27 mars 2014 a voulu combler ce flou en imposant qu'une liste limitative de pièces exigibles par le bailleur soit dressée, à la fois pour le locataire et pour sa caution (voir chapitre suivant).

Cette liste a été fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Le fait qu'elle soit limitative sous-entend que toute demande de document qui ne serait pas mentionné ici est illégale.

Attention : légalement, la demande par le bailleur d'une somme d'argent (chèque, espèces,...) servant à "réserver" le logement est interdite. De manière générale, aucun paiement ne peut avoir lieu avant la signature effective du bail. Les éventuels honoraires d'agence, le dépôt de garantie et le premier loyer sont à verser en même temps de la signature du bail.

Voici donc la liste des justificatifs exigibles par le bailleur pour le candidat locataire :

1) Justificatif d'identité

Le bailleur n’a le droit d’exiger qu’une seule pièce d’identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire, au choix :

• Carte nationale d'identité française ou étrangère.

• Passeport français ou étranger.

• Permis de conduire français ou étranger.

• Document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger, notamment, carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d'un Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

2) Justificatif de domicile

Une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants :

• Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges.

• Attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l'article L. 264-2 du code de l'action sociale et des familles.

• Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile.

• Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

3) Activité professionnelle

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles parmi les documents suivants :

• Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai.

• L'extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.

• L'extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan.

• La copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant.

• La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.

• Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.

• Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.

4) Ressources du candidat

Un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les documents suivants :

• Le dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, le dernier ou avant-dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet Etat ou territoire.

• Trois derniers bulletins de salaires.

• Justificatif de versement des indemnités de stage.

• Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées.

• Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur.

• Attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement.

• Avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers.

• Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière.

• Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Le propriétaire ne doit pas oublier de tenir compte de tous les revenus du futur locataire y compris les allocations familiales, les pensions alimentaires ou les allocations logement.

Les justificatifs exigibles pour la caution

Au même titre que pour le locataire, le bailleur a le droit de demander des justificatifs pour s'assurer de la solvabilité de la personne qui se portera caution :

1) Justificatif d'identité de la caution

Une pièce justificative d'identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire parmi les documents suivants :

• Carte nationale d'identité française ou étrangère.

• Passeport français ou étranger.

• Permis de conduire français ou étranger

• Pour les personnes morales : Extrait K bis original de moins de trois mois de la société ou les statuts ou toute autre pièce justifiant de l'existence légale de la personne, faisant apparaître le nom du responsable et l'adresse de l'organisme ainsi que la preuve qu'une déclaration a été effectuée auprès d'une administration, une juridiction ou un organisme professionnel.

• Justificatif d'identité du représentant de la personne morale figurant sur l'extrait K bis ou les statuts.

2) Justificatif de domicile de la caution

Une seule pièce justificative de domicile parmi les documents suivants :

• Dernière quittance de loyer.

• Facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois.

• Attestation d'assurance logement de moins de trois mois.

• Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.

3) Activité professionnelle de la caution

Un ou plusieurs documents attestant des activités professionnelles parmi les documents suivants :

• Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, une attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et le cas échéant la durée de la période d'essai.

• L'extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de trois mois pour une entreprise commerciale.

• L'extrait D 1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan.

• La copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant.

• La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale.

• Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels.

4) Ressources de la caution

Un ou plusieurs documents attestant des ressources parmi les documents suivants :

• Dernier avis d'imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n'a pas été imposé en France mais dans un autre Etat ou territoire, le dernier avis d'imposition à l'impôt ou aux impôts qui tiennent lieu d'impôt sur le revenu dans cet Etat ou territoire ou un document en tenant lieu établi par l'administration fiscale de cet Etat ou territoire.

• Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière.

• Trois derniers bulletins de salaires.

• Les deux derniers bilans ou, à défaut, une attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées.

• Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur.

• Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Est-il obligatoire de fournir un RIB au bailleur ?

Comme on peut le constater, le RIB (relevé d'identité bancaire) ne fait pas partie des pièces mentionnées ci-dessus : cela signifie qu'un bailleur n'a théoriquement pas le droit de l'exiger au locataire ou à sa caution. A noter cependant qu'il s'agit d'une pratique courante, ce n'est donc nullement le signe d'une offre douteuse.

Si un bailleur vous demande un RIB au prétexte qu'il en a besoin pour faire un prélèvement du loyer, vous pouvez lui proposer plutôt de mettre en place un virement bancaire automatique (ce sera alors à lui de vous transmettre son RIB).

Souscrire une assurance habitation

Le locataire a l'obligation de souscrire une assurance responsabilité pour le logement, l'attestation doit être remis au propriétaire et renouvelée chaque année.

Le bailleur peut exiger la justification de cette assurance chaque année. Il ne peut pas imposer au locataire une assurance de son choix.

Le locataire non assuré encourt la résiliation du bail.

La jurisprudence permet au bailleur d'accorder au locataire un délai raisonnable pour fournir les justifications soumises. Mais il doit l'avertir de la sanction s'il ne fournit pas les justificatifs demandés.

Payer le loyer et les charges

Le locataire doit payer à la date convenue dans le contrat de location le loyer et les charges locatives. Cette obligation doit être exécutée même si le loyer exigé est illicite.

Si le locataire n'est pas d'accord avec le montant de son loyer, il peut demander au juge l'autorisation de consigner les loyers entre les mains d'une tierce personne habilitée à recevoir le montant (notaire ...).

On appelle charges les dépenses assurant la jouissance de l'immeuble (ascenseur, gardiennage, chauffage, cour commune...)

Le décret de 1987 énumère les charges locatives et les charges incombant au propriétaire

Ne pas causer de troubles 

Utiliser paisiblement les locaux loués. Il doit respecter le contrat de location, le règlement de copropriété ou le règlement intérieur de l'immeuble sans créer de troubles de voisinage (bruit, tapage nocturne, fumée...) qui pourraient entraîner une résiliation du bail.

Respecter l'usage prévu du logement

Le locataire doit respecter l'usage du logement prévu dans le contrat de location (résidence principale par exemple, à titre d'habitation et non à titre professionnel...). S'il dispose du droit fondamental d'héberger gratuitement chez lui un membre de sa famille ou un ami, il n'a pas le droit de sous-louer et percevoir de l'argent pour cet hébergement. Si les locaux loués sont à usage d'habitation, le locataire ne peut pas y exercer d'activité professionnelle, sauf rares exceptions : auteur, compositeur.

Cette destination doit être précisée dans le contrat. Elle doit être conforme à celle déterminée par le règlement de l'immeuble.

Il ne peut en modifier l'usage et ne peut non plus décider de changer la destination des lieux sans l'autorisation du bailleur (ex: un local à usage d'habitation ne peut servir pour un commerce).

Effectuer l'entretien courant du logement

Procéder à toutes les réparations locatives nécessaires Le locataire doit accepter les travaux effectués par vos soins dans les parties communes et dans les parties privatives. Toutefois si les travaux dureraient plus de 40 jours, alors le loyer peut-être baissé en proportion du temps et de la partie du logement dont le locataire a été privé pendant l'exécution des travaux.Il doit enfin obtenir votre accord s'il souhaite transformer le logement. Dans le cas contraire, vous pouvez exiger la remise en état du lieu dans les conditions exactes d'entrée.

Restitution des lieux en bon état

En fin de bail, le locataire doit rendre le logement en bon été ou en l'état où il l'a reçu.

Un état des lieux doit être fait tant lors de l'entrée que lors de la sortie.

Le locataire est responsable de tous ceux qui viennent chez lui. Si un tiers est introduit dans le local par le locataire et qu'il cause un dommage, le locataire est responsable et doit réparer les dégradations.

L'état des lieux décrit le logement loué pièce par pièce, ainsi que ses équipements. Il est obligatoire en début et en fin de location et doit être joint au contrat de location. Il vous permet de comparer l'état du logement au début et à la fin de la location et de déterminer, en cas de réparations nécessaires, celles qui incombent au bailleur et celles qui incombent au locataire et pourront être déduit du dépôt de garantie.

L'état des lieux doit être réalisé à la remise des clés au locataire, avant son installation, puis à la fin de la location, au moment de la restitution des clés au propriétaire, lorsque le logement est vide.

Les deux états des lieux doivent être établis en présence du locataire ou par acte d'huissier. Ils doivent être aussi précis et détaillés que possible. 

Conservez précieusement, pendant toute la durée de la location, l'exemplaire du constat d'état des lieux qui vous revient obligatoirement.

Si une des parties veut faire un état des lieux et que l'autre refuse, elle doit faire appel à un huissier. L'huissier avise l'autre partie au moins deux jours à l'avance du rendez vous d'état des lieux par lettre recommandé avec accusé de réception. Ces frais d'état des lieux par huissier seront partagés par moitié.

Quand un état des lieux à été établi hors période de chauffe, le locataire peut demander pendant le 1er mois de la période de chauffage que l'état des lieux soit complété de l'état des éléments de chauffage.

Si aucun état des lieux n'a été dressé, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état de réparation locative et est donc censé le rendre tel quel (suivant l'article 1731 du code civil).

Le dépôt de garantie, ou caution, est une somme demandée au locataire à la signature du contrat de location contre les dégradations ou les impayés éventuellement dus par le locataire lorsqu'il quitte le logement. Elle est encaissée et conservée jusqu'à la fin de la location. Son montant ne peut être supérieur à un mois de loyer hors charges pour les contrats non meublés. Pour les contrats meublés le dépôt de garantie ne peut être supérieur à deux mois de loyer hors charges.

Le dépôt de garantie est restitué dans les deux mois maximum qui suivent la remise des clés. Au-delà, les sommes portent intérêts au taux légal.

Tout ou partie du dépôt de garantie peut être conserver si le rapprochement des états des lieux d'entrée et de sortie fait apparaître des détériorations imputables au locataire ou s'il existe des loyers et charges impayées.

Si la taxe sur les ordures ménagères n'a pas été payée, elle peut aussi être déduite au prorata temporis.

Cependant, lorsque le dépôt de garantie a été rendu au locataire, il arrête définitivement les comptes et implique une renonciation à toute réclamation ultérieure.

En cours de bail

La révision annuelle du loyer

Pour la révision du loyer chaque année, il faut une clause de révision dans votre bail. La date de révision est celle indiquée dans le bail ou à défaut, la date anniversaire du bail. L'augmentation ne peut être supérieure à la variation annuelle de «l'indice de référence des loyers».

Lors du renouvellement d'un bail

L'augmentation du loyer n'est possible qu'en cas de sous-évaluation manifeste.

Si le loyer est manifestement sous-évalué par rapport à celui des logements comparables du voisinage. Une augmentation peut être effectué à l'occasion du renouvellement du bail.

Il faut des références de loyer en guise de preuve. Les références de loyers doivent être représentatives de l'ensemble des loyers habituellement constatés dans le voisinage pour des logements comparables. Deux tiers de ces références, au moins, doivent correspondre à des locations pour lesquelles il n'y a pas eu de changement de locataire depuis trois ans.

Si le logement est situé à Paris, Marseille ou Lyon, 6 références au minimum doivent être fournie. Dans les autres cas, 3 références suffisent.

Dans un tel cas d'augmentation de loyer, le locataire doit être prévenue six mois avant l'expiration du bail par lettre recomandée. Celle-ci doit reproduire, dans son intégralité, les 9 alinéas de l'article 17c de la loi du 6 juillet 1989. Doivent également figurer les références.

Après des travaux isolation

Pour augmenter le loyer d'un logement suite à des travaux d'isolation, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Les travaux doivent permettre la sortie du statut de passoire thermique du logement (c’est-à-dire l’atteinte a minima de la classe E).

• Les travaux doivent avoir été exécutés depuis de début du bail du locataire précédent (ou depuis son dernier renouvellement si son bail a été renouvelé).

• Les travaux doivent représenter au moins 50 % d’une annuité de loyer.

Dans ce cas, une hausse du loyer annuel de 15 % du montant des travaux peut être appliquée.

Si les travaux représentent plus d’une annuité de loyer, la fixation du loyer est libre.

Encadrement des loyers

Ce dispositif qui s’applique aux nouvelles locations et aux renouvellements de baux concerne des agglomérations où des tensions anormales du marché locatif sont constatées :

Lors d’une relocation ou d’un renouvellement de bail, les loyers demandés par les bailleurs ne doivent donc plus dépasser le montant du dernier loyer appliqué au précédent locataire, revalorisé sur la base de l’évolution de l’indice de référence des loyers ( IRL). Des dérogations sont néanmoins accordées aux propriétaires en cas de travaux d’amélioration (pour les relocations) ou de loyer sous-évalué.

Permis de Louer

Le permis de louer a été mis en place pour lutter contre l’habitat indigne. La loi fixe des critères de décence et de salubrité à respecter pour obtenir ce permis de louer. Il concerne essentiellement les biens immobiliers à louer. Rappelons-le, les logements insalubres sont dangereux pour la santé et la sécurité des locataires. Le permis de louer est donc un véritable outil de lutte pour les élus locaux.

Sachez qu’un propriétaire a pour obligation de proposer en location un logement décent. Malheureusement, cette règle n’est pas suffisamment respectée. La loi ALUR a ainsi été mise en place en 2014 pour donner le droit aux communes et EPCI (établissements publics de coopération intercommunaux) de définir eux-mêmes :

• des secteurs géographiques

• des catégories de logements

• et des ensembles immobiliers.

Pour ceux-là, des démarches obligatoires sont à effectuer par tout propriétaire bailleur souhaitant louer un logement.

Une commune entière est rarement concernée. La plupart du temps, différents quartiers sont identifiés.

Résiliation du bail par le locataire : la marche à suivre

Qu'il s'agisse d'un bail de location vide, meublée ou étudiante, ou même un bail mobilité, le locataire peut y mettre fin quand il le souhaite : on appelle cela le "congé", ou parfois aussi la "dédite". Cependant pour respecter la législation, cette résiliation de bail doit se faire via une lettre de congé envoyée au propriétaire (ou à l'agence) par recommandé avec accusé de réception, ou remise en mains propres contre récépissé. Le congé peut aussi être signifié par voie d'huissier, notamment dans les cas de difficultés de dialogue entre le locataire et le propriétaire, ou si ce dernier ne va pas récupérer la lettre recommandée. Toute notification de congé faite oralement, par SMS, par mail ou tout autre moyen électronique est considérée comme non-valable légalement.

Attention : le préavis ne commence réellement que lorsque le bailleur a réceptionné la lettre recommandée, l'accusé de réception faisant foi. Un locataire ne peut pas invoquer le seul fait d'avoir envoyé la lettre, il faut que celle-ci ait été reçue.

Une fois la lettre de résiliation reçue par le bailleur, commence une période de préavis pendant laquelle le bail continue ; cette période est de 1 mois pour les locations meublées, et 3 mois pour les locations vides, sauf certaines exceptions donnant droit à un préavis réduit à 1 mois (voir ci-dessous).

Bien entendu, le locataire qui souhaite s'y prendre avec de l'avance et quitter le logement plus tard, par exemple dans 4 mois, peut tout à fait le faire à condition de mentionner la date de départ souhaitée dans sa lettre de congé.

Pendant la période de préavis, le locataire reste redevable du loyer peu importe s'il occupe encore le logement ou non. Ce n'est qu'à expiration de ce préavis que le bail est officiellement résilié. Avant son départ, le locataire doit procéder à l'état des lieux de sortie en présence du bailleur, et lui restituer les clés du logement.

Délai de préavis de location : 1 mois ou 3 mois ?

Le préavis applicable aux baux de location est régi par l'article 15 de la loi du 6 juillet 1989.

Pour une location meublée, le délai de préavis est de 1 mois.

Pour une location vide, le délai de préavis est de 3 mois, sauf certains cas particuliers donnant droit à un préavis de 1 mois.

Voici la liste des motifs donnant droit au préavis 1 mois (on appelle cela le "préavis réduit") :

• Obtention du premier emploi, qu'il s'agisse d'un CDD ou d'un CDI (sauf si il s'agit d'un stage de formation). En cas de litige, c'est la date de première immatriculation à la Sécurité Sociale qui fait foi. En revanche, un étudiant fraîchement diplômé ayant fait des "petits boulots" auparavant mais qui obtient son premier poste en lien avec ses études est bien en situation de premier emploi.

• Mutation professionnelle, qu'elle provienne d'une mutation imposée au locataire ou demandée par celui-ci. En revanche un étudiant qui change de logement pour effectuer un stage n'est pas en mutation professionnelle.

• Perte de son emploi : attention, cela n'inclut pas la démission, le changement de profession et le départ en retraite. En revanche un CDD non renouvelé ou une fin de contrat intérim sont bien des pertes d'emploi.

• Nouvel emploi suite à perte d'emploi. Ces deux événements doivent avoir eu lieu pendant le bail. Ce motif ne s'applique pas si le locataire était au chômage lors de la signature du bail.

• Locataire bénéficiaire du RSA : dans ce cas, il peut résilier son bail sous un mois, quelle que soit l'époque du versement du RSA (même depuis plusieurs mois). Ce motif ne s'applique pas pour une demande de RSA en cours et qui n'a pas encore abouti.

• Locataire bénéficiaire de l’AAH (allocation adulte handicapé).

• Zone tendue : si le logement actuellement occupé est situé en zone tendue, c’est-à-dire une zone dans laquelle la demande de logement est beaucoup plus forte que l’offre (voir la liste des zones tendues), cela donne droit au préavis réduit.

• Problèmes de santé, constatés par un certificat médical, justifiant un changement de domicile.

• Locataire qui s'est vu attribuer un logement du parc social (même s'il habite déjà dans un logement social).

• En cas de violences conjugales (depuis le 1er août 2020) : si le locataire bénéficie d'une ordonnance de protection, ou si son conjoint, concubin  ou partenaire de Pacs fait l'objet de poursuites ou d'une condamnation pour des violences au sein du couple ou à l'encontre d'un enfant résidant habituellement avec le locataire.

Le locataire souhaitant réclamer un préavis réduit doit indiquer dans sa lettre de congé le motif invoqué, et joindre les justificatifs correspondants. Si ces deux obligations ne sont pas respectées, c'est le préavis de 3 mois qui s'applique par défaut.

Le locataire doit donner son congé dans un délai proche de la survenance de l'évènement qui lui permet de bénéficier du préavis réduit. Le délai de préavis court à compter du jour de la réception de la lettre recommandée, de la signification de l'acte d'huissier, ou de la remise en main propre (selon le moyen choisi pour signifier le congé).

Le préavis réduit est strictement personnel : il s'applique uniquement à la personne concernée par l'un des motifs ci-dessus, sauf s'il y a une communauté de vie (couples concubins, pacsés ou mariés). Par exemple, dans un couple vivant en concubinage, si le bail est au nom de Monsieur X et que Mademoiselle Y perçoit le RSA, Monsieur X peut résilier le bail avec un préavis réduit.

Le paiement du loyer pendant le préavis

Le locataire doit payer son loyer jusqu'au terme du préavis, même s'il libère le logement avant. Le paiement du loyer du dernier mois doit se faire au prorata du nombre de jours : par exemple si le préavis se termine le 10 du mois, le locataire ne doit payer que les 10 premiers jours.

Le préavis peut être raccourci si un nouveau locataire est trouvé avant l'échéance et que le propriétaire l'accepte. A ce moment-là, le préavis se termine le jour de signature du nouveau bail et l'obligation de régler le loyer cesse également.

 

Que se passe-t-il en cas de désaccord sur le préavis de location ?

Nombreux sont les litiges portant sur l'acceptation du préavis réduit. D'un point de vue légal, un bailleur n'a pas le pouvoir d'accepter ou refuser un préavis réduit. S'il estime que le locataire n'est pas dans son droit et qu'aucun accord à l'amiable n'est trouvé, il doit saisir un tribunal car seul un juge est compétent pour trancher cette question.

Si le locataire est confronté à un bailleur qui refuse le préavis réduit et qui ne veut pas fixer de RDV pour l'état des lieux et la remise des clés, le locataire peut mandater un huissier pour effectuer ces démarches.

Avec la loi Alur, le locataire peut bénéficier de la réduction du préavis de 3 mois à 1 mois si son logement est situé en zone tendue. Ce zonage se calque sur celui de la taxe sur les logements vacants, et est défini par le décret n° 2013-392 du 10 mai 2013.